Assistance à la gestion des documents électroniques à Lougé-sur-Maire et Sevrai

Les communes de Lougé-sur-Maire et de Sevrai ont fait appel au service Archives du CDG61 pour la réorganisation de leurs données numériques.

Après un audit de l'ensemble des documents, il s'est avéré que les données n'étaient pas organisées et classées dans une arborescence ordonnée.

La mission du CDG a donc consisté à éliminer les fichiers inutiles ou périmés et à reclasser toutes les données et à les ranger dans une arborescence de dossiers adaptée aux besoins et aux usages de la commune. Des échanges ont donc eu lieu avec les agents sur leurs pratiques et usages afin que la solution proposée réponde le mieux possible aux problématiques et au mode de travail des collectivités.

Voici quelques chiffres concernant ces interventions :

Lougé-sur-Maire :

• Plus de 5 go de données avant le classement
• 21 heures de travail
• 1,65 go éliminées
• 3,59 go classés

Sevrai :

• 17 go de données avant le classement
• 36 heures de travail
• 8,53 go éliminés
• 8,45 go classés

Ces opérations de tri et de classement des données numériques sont accompagnées de conseils aux agents en charge des documents, pour qu’après le passage de l’archiviste, les bonnes pratiques demeurent, pour un classement cohérent et organisé.